Як спроектувати офіс, щоб він став зручним для всіх

Зазвичай робиться так: дизайнер обговорює проект офісу з керуючим або власником бізнесу. Про комфорт людей, які працюватимуть у цьому офісі, вони, звичайно, думають, але орієнтуючись на загальні уявлення про зручне робоче місце.

Потому виявляється, що Ганні на новому робочому місці надто тісно, ​​а Вікторові — темно. Марії сусіди заважають зосередитись, а Павло втратив тихий куточок для медитації. Ні, вони не скаржаться, але працюють повільніше і гірше, а іноді подумують про звільнення.

Як вирішити цю проблему? Дуже просто. Розпитати співробітників у тому, яким вони бачать зручне робоче місце. Це називається customer experience – клієнтський досвід. Він дуже ефективний у бізнесі, але й тут спрацює не гірше.

Ось як це зробити.

Як правильно ставити запитання

Прямо запитати: «Що вам не подобається у нашому офісі?» – не варіант. У відповідь ви або отримаєте нещире «Мене все влаштовує», або зберете протилежні думки.

Наприклад, опитування компанії CBRE показують, що офісних працівників дратує, коли:

  • душно/холодно і дме
  • мало місця / незатишно у великому просторі
  • погане освітлення / надто яскраве світло
  • шумно/незручно спілкуватися з колегами

Набагато корисніше поставити запитання: «Чого б вам хотілося?». Чути таке приємно: “Про мене дбають”. І це допоможе зібрати справді важливі відомості.

Наприклад, бухгалтер Ганна скаржиться, що їй не вистачає місця, але насправді їй просто потрібний великий стіл, щоб можна було розкласти багато документів.

Дизайнеру Віктору не вистачає освітлення для предметної зйомки, а креативнику Павлу медитація допомагає вигадувати класні ідеї для рекламних кампаній.

дизайнер, керівник студії KnaubDesign

На етапі розробки проекту офісу керівники рідко опитують своїх співробітників про ключові побажання, і дуже дарма. Така інформація корисна для дизайнера: чим більше вступних даних, тим легше вийти за рамки стандартних офісних осередків та зробити щось дійсно персоналізоване та зручне.

Як організувати опитування

Можна поговорити з кожним співробітником окремо. Зручний варіант для невеликого офісу, де працівників небагато чи кожен поєднує кілька функцій.

Якщо компанія велика, зручніше розіслати колегам анкету. Добре, якщо питання відкритого типу поєднуються в ній із тими, де пропонується кілька варіантів на вибір.

Наприклад:

  1. У якому форматі ви працюєте або волієте працювати:
    • виключно в офісі
    • гібридний формат (поєднання роботи в офісі з віддаленим)
    • повністю віддалено
  2. Яке обладнання вам зручніше мати на робочому місці:
    • моноблок
    • ноутбук
    • два монітори
    • МФУ
  3. Чи потрібна можливість працювати в мобільному форматі (переміщаючись офісом) або стоячи:
    • так
    • ні
  4. Ваші побажання до меблів:
    • звичайний робочий стіл
    • стіл нестандартних розмірів (вказати конкретно)
    • додатковий або загальний робочий стіл
    • ваш варіант
  5. Чи потрібні вам додаткові меблі, якщо так, то які.
  6. Як ви проводите перерву.
  7. Де волієте обідати.
  8. Що ви хочете бачити в нашому офісі або на своєму робочому місці.

Результати опитування стануть орієнтиром при виборі планування офісу та його обладнання або допоможуть зрозуміти, що змінити зараз, щоб робочі місця стали зручнішими.

дизайнер, керівник студії KnaubDesign

Співробітники офісу часто просять про специфічне зберігання: шафи для паперів конкретних розмірів, додаткові стелажі, ніші. Працівники, які рідко бувають в офісі, часто віддають перевагу нестандартним, але затишним робочим місцям: наприклад, зручне крісло і журнальний столик або просто підставку для ноутбука.

Як бути, якщо побажання співробітників
суперечать один одному

Часто працюють в офісі по-різному представляють комфортний клімат чи освітлення. Навіть поняття про зручне робоче крісло можуть бути зовсім різними. Як досягти компромісу?

Одні скаржаться на задуху в офісі, інші – на протяги

Вибирайте кондиціонери з датчиком «розумне око»: вони реагують на рух у кімнаті та перенаправляють потоки холодного повітря у бік від людей.

Приплив свіжого, але не холодного повітря забезпечить припливно-витяжна вентиляція та встановлення повітряних фільтрів. Дихати легше допоможуть і очищувачі повітря з функцією зволоження, які боротимуться з грибками, бактеріями та пилом, а також нормалізують рівень вологості.

Світла занадто багато і занадто мало

Вибирайте розумне світло. Такі лампи не тільки гнучко змінюють освітленість, а й знижують споживання енергії на 25–30%. Для кожного місця можна вибрати свій світловий сценарій. Холодне освітлення (колірна температура понад 5000 К) робочої зони допомагає сконцентруватися на робочих завданнях, а тепле (3500 К і менше) – налаштовує на дружнє обговорення поточних завдань із колегами. Інший варіант — встановити стельові світильники з холодним або нейтральним світлом (4000 К), а локальне підсвічування кожного робочого місця зробити більш теплим і регульованим.

Меблі не всім здаються зручними

Офісні крісла краще брати з гнучким регулюванням по висоті, причому не лише сидіння, а й спинки. Кут нахилу спинки теж повинен регулюватися, як і висота поперекової підтримки. На такому кріслі буде зручно людям різного зросту та комплекції.

Зробити вже куплені крісла зручнішими та ергономічнішими можна за допомогою ортопедичних подушок під поперек або підніжки, на яку зручно поставити ноги.

Нема де зосереджено попрацювати або відпочити

Щоб сконцентруватися і не відволікатися на колег, які працюють поруч, співробітники часто йдуть у зони відпочинку, де їм заважають ті, хто вирішив влаштувати паузу в роботі. Тому варто передбачити особливі зони для зосередження: це може бути кабіна з обробними матеріалами, що поглинають звук, і навіть звичайне крісло в тихому куточку офісу, відокремлене від решти простору легкою перегородкою або кашпо з великими рослинами.

Простори для відпочинку та неформального спілкування зроблять затишніше деталі, що нагадують домашню обстановку: великі та м’які дивани, пуфики, кімнатні рослини, торшери, вазочки тощо.

А у вас зручний офіс? Поділіться у коментарях!