Типова картина на роботі: Олегу треба написати звіт, але йому заважає Антон, який розмовляє телефоном із клієнтом. Олег просить його говорити тихіше, а той не може: хлопці за сусіднім столом влаштували мозковий штурм. Є ще Марина, якій треба вирішити з колегою конфіденційні питання, але довкола надто багато людей.
Можна спробувати домовлятися і не сваритися, але простіше закрити ці «болі» раз і назавжди за допомогою дизайнерських рішень та правильного планування офісного простору. Розповідаємо як.
За що всі не люблять опенспейс
Сюрприз: люди не люблять офіси відкритого типу не через відсутність особистого простору. Коли вчені з Сіднейського університету проаналізували типові скарги офісних співробітників, з’ясувалося, що «больові точки» зовсім інші. Це:
- фоновий шум, який заважає зосередитись;
- відсутність звукоізольованих місць для переговорів;
- неможливість усамітнитися у разі потреби.
Типові скарги офісних співробітників залежать від місця, де вони сидять.
Ось кілька ідей, як створити такий опенспейс, у якому кожен знайде для себе зручне та затишне містечко.
Ідея № 1: створити не робочі місця, а функціональні зони
У гнучкому офісі ні в кого немає прив’язки до місця, а є функціональні зони: для роботи в тиші, дзвінків та зум-колів, мозкових штурмів, особистих переговорів, неформального спілкування та відпочинку. Такий підхід ідеально поєднується з гнучким графіком роботи.
Ось як це організовано в офісі Sanofi.
Загальна зала з вільним розсадженням, де співробітники можуть працювати як окремо, так і в групі
Зала з традиційним розсадженням рядами: це «тиха» зона, де люди зосереджено працюють і не дозволяється голосно розмовляти
Місця для ізольованої роботи та телефонних переговорів
Зона для неформального спілкування та відпочинку
Як розділити офіс на зони, щоб усім вистачило місця
Потрібно знати не лише кількість співробітників, а й скільки часу у них у середньому йде на різні робочі процеси. Порахуйте — але не в хвилинах, а у відсотках скільки часу займають:
- завдання, що потребують тиші;
- мозкові штурми та обговорення всередині команди;
- телефонні та онлайн-розмови;
- особисті зустрічі з клієнтами та партнерами;
- відпочинок та неформальне спілкування.
Наприклад, у вашій команді 100 людей.
30% часу займає тиха робота – робимо зал на 30–40 осіб, де не дозволяється розмовляти.
20% – спілкування з клієнтами по телефону та зуму – ставимо 5-6 «телефонних будок».
10% – мозкові штурми. Робимо один зал із загальними столами та дошками для записів.
30% – зустрічі з клієнтами та наради всередині команди. Знадобляться три зони для переговорів (одна із них закрита).
Для відпочинку зробимо одну більшу рекреацію або дві менші.
Ідея № 2: розставити трохи інакше меблі та додати рослин
Щоб створити робочу зону для тих, хто потребує максимальної зосередженості, часом досить злегка пересунути столи. Почуватися затишніше допомагають також рослини, високі крісла та спеціальні мобільні перегородки для офісу, які ставляться з торців або між робочими місцями.
Низькі бічні перегородки, спокійні кольори стін в офісі та зелені рослини візуально ділять простір та посилюють психологічний комфорт співробітників «Мегафону»
Робочу зону від прохідної в офісі POScredit відокремлює етажерка з рослинами, а високі крісла дають відчуття затишку навіть у поєднанні з низькими перегородками
Низькі звукопоглинаючі перегородки, високі крісла та столи не в ряд розбивають робочу зону офісу онлайн-кінотеатру ivi на індивідуальні осередки, де не відчуваєш «ліктів сусідів» збоку
Одна з точок дискомфорту — коли зображення на екрані доступне колегам або сусідам по столу, що проходять повз. Просте вирішення цієї проблеми — встановити на монітори екрани конфіденційності, які дозволяють бачити те, що відбувається на екрані, лише тому, хто знаходиться строго перед ним.
Ідея № 3: зробити будки для розмов
Другий за значимістю «біль» — неможливість спокійно поговорити, нікому не заважаючи і так, щоб розмови не чули оточуючі. Цікавий спосіб вирішити цю проблему – зробити будки зі звукоізоляцією. Загальний принцип — пенал на одну-дві людини, стіни вкриті звукопоглинаючим матеріалом. Часто використовується просто телефонна будка, особливо люблять англійську — гарно!
Класика жанру — «англійська» телефонна будка в офісі «а»
Телефонна будка з корпоративним апаратом в офісі компанії «Такед» служить для коротких дзвінків
Багато компаній обігрують тему з класичною телефонною будкою, додаючи фірмового стилю. Така будка встановлена, наприклад, біля Мегафону.
Таку будку, як в офісі Target Global, можна використовувати і для зумів, і навіть для переговорів тет-а-тет. У ній навіть передбачені розетки для ноутбуків.
Ідея № 4: розставити капсули для усамітнення
Особлива історія — де «сховатись» і спокійно попрацювати одному так, щоб тебе ніхто не чіпав. Таке завдання вирішують крісла-кабінки з високими стінками або ніші зі звукоізоляцією, де можна попрацювати одному або з колегою.
Невеликі крісла-кабінки, як в офісі Microsoft, можна розмістити на будь-якому відкритому просторі без особливих витрат
Самітні простори зі звукопоглинанням в офісі «ВКонтакте» використовуються і для невеликих переговорів
Ідея № 5: скреативити яскраву релакс-зону
Важлива частина комфорту на роботі — можливість переключитися: випити філіжанку кави, побалакати з колегою, покреативити. У цій справі чудово допомагає зона відпочинку. Для того щоб її обладнати, багато не потрібно: пара банок з фарбою, крісла, пуфи і симпатичний декор. Буквально за день можна створити яскраве місце, в якому приємно бувати і в якому так і тягне зробити селфі.
Неформальність на максимум — крім звичайних крісел у Центрі клієнтського сервісу «Авіто» є ще й подіум із ковроліном, на якому можна сидіти
Знайшлося місце під сходами? Чудово! Ставимо плетені крісла-гойдалки, диванчики та крісла, як в офісі «ВКонтакте».
Зробити сад в офісі простіше, ніж здається. Достатньо поставити дерева в діжках, постелити зелений ковролін «під траву» і додати більше диванів та крісел, як у Melon Fashion Group.
Джерела: офіси, лауреати премії BEST OFFICE AWARDS